Toestemming voor de organisatie van een evenement

Of het nu gaat om een festival, een rommelmarkt, een braderie, een concert, een voorstelling, een wijkfeest, een sportactiviteit, een tentoonstelling, een artistieke installatie, een sensibiliseringsactie … in de openbare ruimte of in een gemeentegebouw, je moet een aanvraagformulier voor toestemming invullen met inachtneming van de indieningstermijnen:

• 6 weken vóór de datum voor evenementen buiten juli-augustus
• 8 weken vóór de datum voor evenementen in juli-augustus
• 3 maanden vóór de datum voor grote evenementen
• 4 maanden vóór de datum voor evenementen op een beschermde site (park van Vorst, Dudenpark, Jacques Brelpark, site van de Abdij van Vorst) als de installatie voorzien is op een grasveld en/of als ze in de grond wordt verankerd of in de lucht wordt bevestigd en/of als de installatieduur langer is dan 7 dagen, montage en demontage inbegrepen (volg anders de bovenstaande termijnen) 

Alvorens het formulier in te vullen: 

• Verwar een protestbetoging (aanvraag richten aan het kabinet van de Burgemeester) of een privé-evenement (verjaardag, huwelijk, bedrijfsfeest, betalend evenement, … dat niet gewenst is in de openbare ruimte in Vorst) niet met een openbaar evenement (open en toegankelijk voor iedereen).
• Lees de algemene informatie op het formulier en de voorbeelden onder de invulvelden.
• Zorg voor een nauwkeurige plattegrond van de locatie (of een plattegrond van de route en een lijst van de straten langs waar de activiteit zich verplaatst) die bij het formulier moet worden gevoegd.
• Zorg voor een lijst met de voorzieningen voor het evenement (afsluitingen, tenten, podia, geluidsinstallatie, verlichting, scherm, tafels, stoelen, parasols, kookmateriaal, opblaasbare installaties, containers, foodtrucks, caravans, toiletten, vuilnisbakken, elektrische generator, gas- of wateraansluiting, ...) die bij het formulier moet worden gevoegd.
• Houd er rekening mee dat bepaalde locaties (gewestweg, beschermde site, park, ...), bepaalde installaties (overdekt podium, tent, springkasteel, foodtrucks, verankering in de grond, bevestiging in bomen, ...) of bepaalde gebruiken (versterkte muziek, vuur, gas, pyrotechnisch materiaal, uitschakelen van de openbare verlichting, ...) mogelijk aanvullende toelatingen vereisen en een impact kunnen hebben op de behandelingstermijn van je aanvraag.

Klaar om je aanvraag in te dienen? Ga nu naar het formulier "Toestemming voor de organisatie van een evenement"!

Elk onvolledig of onnauwkeurig dossier wordt pas in behandeling genomen nadat de nodige aanvullingen zijn verstrekt, en wordt geweigerd als deze aanvullingen te laat aankomen!

Elke afgeleverde toelating blijft altijd onder voorbehoud van de strikte naleving van de via dit formulier meegedeelde informatie!